整体院の休眠患者の掘り起こし方｜しばらく来ていない人に送るLINE・ハガキの文面テンプレートと送る順番

整体院の休眠患者の掘り起こしは、最終来院日で患者を分け、LINEとハガキを順番に使い分けると反応が出やすくなります。

整体院の休眠患者とは｜まず「何ヶ月来ていない人」かを決める

休眠患者とは、通院をやめると決めたわけではないものの、最終来院から一定期間あいている患者のことです。多くの院では「最終来院から90日（3ヶ月）以上」を目安にしています。痛みが落ち着いて来なくなった人、忙しくて予約を後回しにしている人、ほかの院へ移った人が混ざっているため、全員に同じ文面を送っても反応は上がりません。

新しい患者を集めるより、一度来た患者に戻ってもらうほうが費用はかかりません。マーケティングでは「新規顧客の獲得には既存顧客を維持する費用の約5倍かかる（1：5の法則）」とよく言われ、ベイン・アンド・カンパニーのフレデリック・ライクヘルド氏は「顧客離れを5%減らすと利益が25〜95%改善する」という分析を出しています。業種によって差はありますが、整体院でも「すでに院を知っている人」は広告費をかけずに連絡できる大切な資産です。

まずは予約システムやカルテから「最終来院日」を出し、次の3つに分けます。

• Aグループ：最終来院から3〜6ヶ月…院のことをよく覚えている。軽い声かけで戻りやすい
• Bグループ：6〜12ヶ月…きっかけがあれば戻る層。季節の不調や院の変化を伝える
• Cグループ：12ヶ月以上…連絡先が変わっている人も多い。年1回の案内にとどめる

整体院の休眠患者の掘り起こしに使う媒体の比較

連絡手段は主にLINE・ハガキ・電話・メールの4つです。それぞれ費用と届き方が違うため、グループごとに使い分けます。

費用を抑えたいならLINEを中心にし、LINEで届かない人やシニア層だけにハガキを送るのが現実的です。たとえば休眠患者が300人いて、そのうち180人がLINE登録済みなら、ハガキは残り120人分（約1.5万円）で済みます。

期間別｜そのまま使えるLINE・ハガキの文面テンプレート

休眠患者に送る文面で大切なのは、「売り込み」より「気づかい」を先に書くことです。いきなり「今なら20%オフ」と書くと、値引きを待つ患者を増やすことになります。下の文面は、院名や症状に合わせて書きかえて使ってください。

テンプレート1：Aグループ向けLINE（最終来院から3ヶ月）

「○○様、こんにちは。△△整体院の□□です。前回お越しいただいてから3ヶ月ほどたちましたが、腰の調子はいかがでしょうか。季節の変わり目は疲れが出やすい時期です。気になるところがあれば、こちらからご予約いただけます。（予約URL）」

ポイントは、前回の施術内容（腰・肩など）を一言入れることです。予約システムやカルテに記録があれば、一斉配信でも「自分のことを覚えてくれている」と感じてもらえます。

テンプレート2：Aグループ向けLINE（2回目のフォロー・1ヶ月後）

「○○様、△△整体院です。最近ご来院の方から、デスクワークで肩が固まるというお声を多くいただいています。ご自宅でできる肩のストレッチを動画にまとめましたので、よろしければご覧ください。（動画URL）」

2回目は予約の案内ではなく、役に立つ情報を送ります。「連絡が来ても嫌ではない院」と思ってもらうことが、次の予約につながります。

テンプレート3：Bグループ向けハガキ（最終来院から6ヶ月）

表面に「△△整体院より、季節のごあいさつ」と入れ、裏面に次のように書きます。

「○○様　ご無沙汰しております。その後、お体の調子はいかがでしょうか。当院では今年から、施術のあとに自宅でできるケアの方法をお渡しするようになりました。また気になるところが出てきたときは、いつでもご相談ください。院長　□□（手書きの一言）」

印刷した文面に、院長の手書きを一行足すだけで印象が変わります。QRコードを入れて、LINE登録や予約ページにつなげておくと、次回からはLINEで連絡できます。

テンプレート4：Bグループ向けLINE（季節の不調に合わせる）

「○○様、△△整体院です。寒くなり、ぎっくり腰でご来院される方が増えてきました。重いものを持つ前に、腰を軽く回しておくだけでも負担が変わります。お体の点検をしたい方は、来月の空き状況をこちらからご確認いただけます。（予約URL）」

テンプレート5：Cグループ向け（12ヶ月以上・年1回の案内）

「○○様　△△整体院です。以前ご来院いただいた方に、年に一度だけご案内をお送りしています。院の場所や営業時間に変更はありません。ご不要な場合は、このメッセージにその旨をご返信ください。今後のご案内を止めさせていただきます。」

12ヶ月以上の人には、配信停止の方法を必ず書きます。しつこい連絡は院の評判を下げ、口コミにも影響します。

休眠患者の掘り起こしを進める手順

文面ができたら、次の順番で進めます。一度に全員へ送らず、小さく試してから広げるのがコツです。

1. 最終来院日のリストを出す：予約システムやカルテから、最終来院日・連絡先・LINE登録の有無・前回の施術部位を一覧にする
2. A・B・Cのグループに分ける：3〜6ヶ月、6〜12ヶ月、12ヶ月以上で分ける。回数券が残っている人には別に印をつける
3. 送る媒体を決める：LINE登録済みはLINE、未登録はハガキ。回数券が残っている人は電話も候補にする
4. まず30人に送って反応を見る：予約数・返信数・ブロック数を2週間記録する
5. 反応の良い文面で残りに送る：予約率が低ければ、書き出しや予約までの手順を見直す
6. 戻ってきた患者のその後を追う：1回で終わらないよう、次回予約の声かけや3回目までのフォローにつなげる
7. 毎月の作業にする：月初に「先月3ヶ月を超えた人」を出し、自動で送れる形にする

成果は「送った人数のうち、30日以内に予約した人数」で測ります。仮に休眠患者300人に送って予約率が5%なら15人、客単価6,000円なら売上は約9万円です。そのうち半分が月1回の通院に戻れば、毎月の売上の土台が増えていきます。

掘り起こしで失敗しやすい3つの送り方

1. いきなり大きな値引きを出す

「お久しぶりの方限定50%オフ」は反応が出やすい反面、値引きのときだけ来る患者を増やします。特典を付けるなら、施術時間の延長やセルフケア資料など、価格を下げない形にします。

2. 全員に同じ文面を一斉に送る

3ヶ月の人と2年来ていない人では、院への気持ちが違います。グループ分けをせずに送ると、ブロックが増えてかえって連絡できる人が減ります。

3. 「治ります」「必ず良くなります」と書く

整体院や整骨院の案内で効果を断定する表現は、誤解を招くうえ、広告の規制にふれるおそれがあります。「お体の点検」「気になるところのご相談」など、来院のきっかけを伝える言葉にとどめます。

バディフルの支援事例

バディフルではこれまで500院以上の整体院・治療院の集客・経営をサポートしてきた中で、休眠患者への連絡は「休眠になってから」より「休眠になる前」に手を打つほうが成果が出やすいとわかってきました。

たとえば、3回目来店後のフォローLINEを設計するだけで離脱率が10%程度改善した院が複数あります。3回目のあとは痛みが軽くなり「もう大丈夫かも」と通院をやめやすい時期です。ここで「今の状態」と「次に来る目安」をLINEで伝えておくと、休眠患者そのものが減ります。

すでに休眠している患者に対しては、ある院で次のように進めました。

• 予約データから最終来院日を出し、3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月の3グループに分けた
• LINE登録済みの人には前回の施術部位を入れた文面を送り、未登録の人にはQRコード付きのハガキを送った
• 戻ってきた患者には、3回目までのフォローLINEを自動で送る形にした

大切なのは、一度だけの「掘り起こしキャンペーン」で終わらせず、毎月の仕組みにすることです。予約システムに最終来院日と連絡手段がまとまっていれば、リストを作る手間はほとんどかかりません。

よくある質問（FAQ）

Q: 休眠患者には何ヶ月たったら連絡すればいいですか？

A: 目安は最終来院から3ヶ月です。通院の間隔が月1回の院なら2ヶ月、週1回の院なら1ヶ月半ほどで声をかけても早すぎません。自院の平均来院間隔の2〜3倍を超えた人を対象にすると、自然に判断できます。

Q: LINEとハガキ、どちらを先に送るべきですか？

A: LINE登録済みの人にはLINEを先に送ります。費用がほとんどかからず、反応もすぐわかるためです。LINE未登録の人や60代以上の患者にはハガキを使い、QRコードでLINE登録へつなげると、次回から連絡しやすくなります。

Q: 休眠患者に連絡するのは迷惑になりませんか？

A: 体調を気づかう内容で、頻度が月1回以内なら迷惑に感じる人は多くありません。12ヶ月以上来ていない人には年1回までにして、配信停止の方法を必ず書きます。連絡先を使う目的は、問診票などで事前に伝えておくと安心です。

Q: 掘り起こしで特典や割引は付けたほうがいいですか？

A: 大きな割引はおすすめしません。値引きのときだけ来る患者が増え、通常価格での通院に戻りにくくなるためです。付けるなら施術時間の延長、姿勢チェック、セルフケア資料など、価格を下げずに来院のきっかけになるものを選びます。

Q: 反応がなかった休眠患者には、どこまで連絡を続けますか？

A: Aグループで2回、Bグループで1〜2回送って反応がなければ、Cグループと同じく年1回の案内に切り替えます。ブロックや返送が続く人はリストから外し、連絡先の整理にも役立てると、配信の費用と手間を減らせます。

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