改装・休業期間の予約受付を一時停止・再開する設定ガイド｜整体院が患者離れを防ぐ7ステップ

改装や長期休業の前には、予約システムの休業設定で受付を一時停止し、再開手順まで決めておくことが患者離れを防ぐ近道です。

改装・長期休業で予約システムの設定が欠かせない理由

内装工事や設備の入れ替え、院長の療養や出産などで、1週間から数ヶ月ほど院を閉めることがあります。数日の祝日休みと大きく違うのは、すでに入っている予約が多く、再開日がずれることもある点です。

Web予約は24時間受け付けています。予約システム側で受付を止めないと、休業中の日に新しい予約が入ってしまいます。施術できない日に予約が入り、あとからキャンセルの連絡をすると、患者さまの印象は悪くなります。新規の患者さまなら、そのまま他院へ移ってしまうでしょう。

また、厚生労働省「衛生行政報告例」によると、柔道整復の施術所は令和4年末時点で50,919か所あり、近くに選べる院はたくさんあります。休業中に「つながらない院」と思われると、ほかの院に患者さまを取られやすくなります。休業は売上が止まる期間です。そのうえ患者さままで減らさないように、予約受付の止め方と再開の仕方を先に決めておくことが大切です。

予約受付を一時停止する3つの方式を比較

予約システムで受付を止める方法は、大きく3つに分かれます。休業の長さと、再開日が決まっているかどうかで選びます。

工期が確定しているなら「休業日の一括登録」、再開日が読めないなら「受付期間の短縮」と組み合わせるのが安全です。どの方式でも、予約ページの上部に休業期間と再開予定日を表示しておきましょう。

予約システムの休業設定｜一時停止の手順7ステップ

休業の1ヶ月前から準備を始めると、慌てずに済みます。次の順番で進めてください。

1. 休業期間と再開予定日を決める：工事業者と相談し、工期が延びたときのために3〜5日の予備日を入れておきます。
2. 休業期間中の既存予約を一覧にする：予約システムで休業期間の予約を抽出し、患者さまの名前・連絡先・回数券の残りを確認します。
3. 新規予約の受付を先に止める：休業期間を休業日として一括登録します。振替連絡より先に止めないと、連絡している間に新しい予約が入ってしまいます。
4. 既存予約の振替を連絡する：休業前の日程か、再開後の日程を2〜3候補出して案内します。再開後の候補日は、その日の枠を先に押さえておきます。
5. 告知を一斉に出す：LINE配信、ホームページ、予約ページ、院内掲示で同じ文面を出します。告知は休業の3週間前と1週間前の2回が目安です。
6. Googleビジネスプロフィールとポータルを更新する：Googleビジネスプロフィールは「臨時休業」または「特別営業時間」で休業日を登録します。ポータルサイトも同じ期間を閉じます。
7. 自動送信の設定を見直す：リマインドやフォローのLINEが休業中に届かないよう、自動配信を止めるか、文面を変えておきます。

特に見落としやすいのが7番目です。休業中に「次回のご予約はお済みですか？」というメッセージが自動で届くと、患者さまは戸惑ってしまいます。

再開手順｜受付を開ける前のチェックリスト

再開日の2週間前を目安に受付を再開します。早めに開けると、休業前から通っている患者さまが予約を入れやすくなります。受付を開ける前に、次の10項目を確認してください。

• □ 休業日の登録が、実際の再開日に合わせて解除されている
• □ 短くしていた受付期間（何日先まで予約できるか）を元に戻した
• □ 改装でベッドや部屋の数が変わった場合、予約枠の数を直した
• □ メニュー・料金・所要時間の変更を予約ページに反映した
• □ 予約ページ上部の休業のお知らせを「再開のお知らせ」に差し替えた
• □ 止めていたリマインド・フォローLINEの自動配信を再開した
• □ Googleビジネスプロフィールの臨時休業を解除し、営業時間を確認した
• □ ポータルサイトの受付を再開した
• □ 回数券・サブスクの有効期限を休業日数分延ばした
• □ テスト予約を1件入れて、確認メールやLINE通知が届くか確かめた

最後のテスト予約は必ず行ってください。設定を何か所も変えたあとは、予約ページは開くのに確認通知だけ届かない、といったミスが起こりやすくなります。

休業中の告知はLINEを中心にそろえる

LINEヤフー株式会社の公表値では、LINEの国内月間利用者数は9,700万人（2024年3月末時点）です。整体院の患者さまの多くに届くので、休業告知の中心はLINEにするのが効率的です。

告知文には「休業期間」「再開日」「休業中の連絡先」「回数券の扱い」「再開後の予約方法」の5つを入れます。改装の場合は、新しくなる点（ベッドが増える、個室ができるなど）も書いておくと、再開を楽しみに待ってもらえます。工事の途中経過を1〜2回配信するのも、休業中に忘れられないための工夫です。

休業設定でよくある3つの失敗

1. 休業期間の延長を予約システムに反映し忘れる

工期が延びて再開日がずれたのに、予約システムの休業日はそのまま、というケースです。延びた日に予約が入り、再開初日からキャンセル対応に追われることになります。再開日が変わったら、予約システム・Google・ポータル・LINEの4か所を同じ日にまとめて直しましょう。

2. 予約ページを非公開にしてしまう

ページを止めると、Googleやブックマークから来た患者さまがエラー画面を見て「閉院したのでは」と誤解します。ページは公開したまま、受付だけを止めるのが基本です。

3. 再開直後の枠が足りなくなる

休業前の振替予約と新しい予約が重なり、再開直後の1〜2週間に予約が集中します。最初の2週間は新規枠を1日2〜3枠にしぼり、通っている患者さまを優先すると混乱を防げます。

バディフルの支援事例

バディフルではこれまで500院以上の整体院・治療院の集客・経営をサポートしてきた中で、改装や長期休業の前後で予約受付をどう止め、どう再開するかの相談も受けてきました。

あるスタッフ3名の整体院では、施術室を2室から3室に増やすため、3週間の改装休業を行いました。支援では、休業の4週間前に予約システムで休業期間を一括で受付停止にし、休業期間に入っていた既存予約42件の振替連絡を受付スタッフと分けて進めました。告知は3週間前と1週間前の2回、LINEで配信しました。

その結果、42件のうち38件（約90%）を休業前か再開後の日程に振替できました。再開2週間前に受付を開けたところ、再開初週の稼働率は休業前の85%まで戻り、増えた1室を含めて1ヶ月後には休業前の月間予約数を上回りました。

一方で、この半年で複数見てきたのが、複数のLINE公式アカウントが混在して集客動線が分散しているケースです。旧アカウントと、院長が個人で作ったアカウントが両方動いていて、休業告知が片方にしか届かず、休業中に来院してしまった患者さまがいた院もありました。休業告知の前に、使っているLINE公式アカウントを1つにまとめ、予約ページからのリンク先もそろえておくことをおすすめします。

よくある質問（FAQ）

Q: 改装の工期が未定の場合、休業期間はどう設定すればよいですか？

A: 終了日が決まらないうちは、受付期間を「今日から2週間先まで」などに短くし、休業の見込み期間は受付停止にしておくのが安全です。工期が確定した時点で再開日を登録し、LINEで再開日を告知しましょう。

Q: 休業中もWeb予約ページは公開したままでよいですか？

A: ページは公開したまま、休業期間と再開日をページ上部に明記する方法がおすすめです。ページを非公開にすると、Googleやブックマークから来た患者さまがエラー画面を見て「閉院した」と誤解するおそれがあります。

Q: 回数券やサブスクの有効期限は、休業中どう扱うべきですか？

A: 休業日数分だけ有効期限を延ばす方法がわかりやすく、トラブルも少なくなります。延長のルールは休業告知と同時にLINEや院内掲示で伝え、予約システムや顧客台帳の期限データも忘れずに更新しておきましょう。

Q: 再開直後に予約が集中した場合の対策はありますか？

A: 再開後1〜2週間は通っている患者さまの振替予約を優先し、新規枠は1日2〜3枠に限定すると混乱を防げます。予約システムで新規と再診の枠を分けて設定し、受付開始日をずらす方法も効果があります。

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