柔道整復療養費のオンライン請求化に備える｜整骨院の受付・施術録・予約データの整え方

柔道整復の療養費は、オンライン請求の導入に向けた検討が進んでいます。整骨院が今のうちに整えておきたい受付・施術録・予約データの管理方法を、手順に沿って解説します。

柔道整復療養費のオンライン請求化とは｜整骨院の何が変わるのか

今の柔道整復療養費は、多くの整骨院・接骨院が受領委任の仕組みで紙の支給申請書を作り、保険者に出しています。厚生労働省の社会保障審議会「柔道整復療養費検討専門委員会」では、この申請をオンラインに切り替える議論が続いています。開始時期や方式はまだ通知で確定していない部分もあるため、厚生労働省や所属団体の最新情報を確認してください。

一方で、資格確認はすでにデジタルへ移っています。従来の健康保険証は2024年12月2日に新規発行が終わり、マイナ保険証での資格確認が基本になりました。厚生労働省の「衛生行政報告例」によると、柔道整復の施術所は全国で約5万か所あります。オンライン請求が始まれば、これだけの施術所が一斉にデータでの申請へ移ることになります。

オンライン請求で大きく変わるのは、申請の中身が機械でチェックされる点です。紙なら審査担当者が読み取ってくれた表記の揺れや書き漏れも、データでは不備として返戻されやすくなります。請求の直前に慌てて直すのではなく、日々の受付・施術・予約の記録をそろえておくことが大切です。

紙の請求とオンライン請求で求められるデータ管理の違い

オンライン請求では「月末にまとめて書く」から「毎日の記録をそのまま申請に使う」に変わります。主な違いを表にまとめました。

どちらの方式でも、元になる記録が正確であることに変わりはありません。違いは、その正確さが毎日の記録の段階で求められるようになることです。

受付データの整え方｜資格確認と患者情報を1か所にまとめる

受付は、請求データの入口です。ここで患者情報がばらばらになると、後で直すのに手間がかかります。

• 氏名・カナ・生年月日の書き方を決める：「髙」と「高」、全角と半角のスペースなどの扱いを院内で統一します。
• 資格確認をした日と結果を残す：マイナ保険証や資格確認書で確認した日付を記録し、保険者が変わった患者を見落とさないようにします。
• 保険と自費の区分を受付で決める：同じ日に保険の施術と自費メニューを受ける場合は、会計と記録を分けておきます。
• 同じ患者を二重に登録しない：電話予約、Web予約、飛び込みで別々に登録されていないか、月に1回は確認します。

施術録の整え方｜5年保存と申請内容とのずれをなくす

受領委任の取扱規程では、施術録を施術が終わった日から5年間保存することが求められています。オンライン請求になると、申請データと施術録の内容がずれていないかがより重視されると考えられます。

• 負傷の日・原因・部位・初検日を、初回に漏れなく記録する
• 部位の追加や転帰（治癒・中止・転医）は、その日のうちに書き込む
• 長期・頻回の施術になっている患者は、理由と施術の方針を書き残す
• 紙の施術録は、スキャンやデータ化で探しやすい状態にしておく

「月末に思い出して書く」運用は、記録と申請のずれを生む一番の原因です。施術の直後に書くか、受付が終わった時点で入力する流れに変えるだけで、ミスの多くは防げます。

予約データの整え方｜来院記録を請求の元データにする

予約システムの来院記録は、施術日と回数を確かめる元データになります。大切なのは、予約表と実際の来院を一致させることです。

• 無断キャンセルや当日キャンセルは「来院なし」として確定させる
• 予約なしの飛び込みも、予約システム上で来院として登録する
• 交通事故（自賠責）・労災・健康保険・自費をメニューで分けて予約を取る
• 担当した施術者を予約に記録し、施術録と照らし合わせられるようにする

柔道整復療養費のオンライン請求に向けて整骨院が進める7ステップ

開始時期が決まる前に、次の順番で準備を進めておくと慌てずに済みます。

1. 今の流れを書き出す：受付→施術→会計→月末請求まで、誰がどの帳票に何を書いているかを1枚にまとめる。
2. 患者IDを1つに決める：予約システム・レセコン・施術録で同じ患者番号を使う。
3. 重複した患者データを統合する：氏名と生年月日が同じ登録を洗い出し、1件にまとめる。
4. 受付の入力ルールを文書にする：表記のルール、資格確認の記録方法、保険と自費の分け方を決める。
5. 施術録をその日のうちに書くルールにする：入力が漏れていないかを終業時に確認する。
6. レセコンの対応状況を確認する：メーカーにオンライン請求への対応予定と費用を問い合わせておく。
7. 返戻の理由を記録して分析する：直近6か月の返戻の理由を分類し、多いものから受付ルールに反映する。

バディフルの支援事例

バディフルではこれまで500院以上の整体院・治療院の集客・経営をサポートしてきた中で、保険施術を行う整骨院から「月末の請求作業が重い」「予約表と来院簿が合わない」という相談をよく受けてきました。

あるスタッフ5名の整骨院では、電話予約は紙の台帳、Web予約は予約システム、施術録は紙という3つの管理が並んでいました。予約システムの患者番号を院内共通のIDに決め、重複した登録を整理したところ、約1,200件の患者データのうち約170件が二重登録だったとわかりました。統合と受付ルールの文書化を進めた結果、月末の照合作業は約12時間から約5時間に減り、3か月後には返戻の件数も以前の半分ほどになりました。

データの分散は請求だけの問題ではありません。この半年で、院のLINE公式アカウントが複数あって予約の窓口が分かれているケースを何件も見てきました。予約の入口が分かれていると、患者情報も重複しやすくなります。入口を1つにまとめることが、オンライン請求への備えにもつながります。

よくある質問（FAQ）

Q: オンライン請求はいつから始まりますか？

A: 厚生労働省の専門委員会で導入に向けた検討が続いており、具体的な開始時期と方式は今後の通知で示される見込みです。最新の情報は厚生労働省の発表と所属団体の案内で確認し、決まる前からデータの整理を進めておくと安心です。

Q: 小さな整骨院でも準備は必要ですか？

A: 必要です。少人数の院ほど院長が事務を兼ねていることが多く、月末の作業が施術の時間を圧迫しがちです。患者IDの統一や受付ルールの文書化は費用をかけずに始められるので、今のうちに進めておく価値があります。

Q: 予約システムとレセコンは連携させるべきですか？

A: 連携できれば転記が減り便利ですが、必須ではありません。まずは両方で同じ患者番号を使い、来院記録と請求の回数を毎月照らし合わせられる状態にすることが大切です。連携の可否は各メーカーに確認してください。

Q: 紙の施術録のままでも問題ありませんか？

A: 紙の施術録も規程どおり5年間保存すれば使えます。ただしオンライン請求では申請データとの整合がより問われるため、スキャンで探しやすくする、記入項目を統一するなど、照合しやすい形に整えておくと安心です。

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