台風・大雪の日の整体院の予約振替対応｜休診判断の基準と患者連絡の手順

台風や大雪が近づくと、整体院の院長は休診にするか、予約振替をどう進めるかを急いで決めなければなりません。この記事では、判断の基準と患者さんへの連絡手順を順に整理します。

台風・大雪の日に整体院が迷う3つの判断

悪天候の日に院長が迷うのは、主に「休診にするか」「いつ決めるか」「誰にどう連絡するか」の3つです。どれも当日の朝に決めようとすると、受付の電話が鳴り続ける中での対応になり、連絡漏れや二重予約が起きやすくなります。

整体院の患者さんは、腰痛や膝の痛みを抱えた方、高齢の方が多いのが特徴です。気象庁の「風の強さと吹き方」では、平均風速15〜20m/sで「風に向かって歩けなくなり、転倒する人も出る」とされています。健康な人でも危ない状況で、痛みを抱えた患者さんに来院してもらうのは、院にとってもリスクになります。

雪も同じです。2014年2月には東京都心で積雪27cmを記録し、首都圏の交通が数日にわたって乱れました。数cmの積雪でも、雪に慣れていない地域では転倒によるけがが急に増えます。「来られる人だけ来てもらう」という中途半端な営業は、患者さんを迷わせるうえ、転倒事故が起きたときに院の判断が問われます。

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整体院の台風休診と予約振替の判断基準

判断のぶれをなくすには、使う材料を先に決めておくことです。公的な情報は発表のタイミングが決まっているため、院の判断の時刻もそれに合わせて固定できます。

おすすめは「前日17時に一次判断、当日朝7時に最終確認」の2段階です。前日17時なら、計画運休の詳細がおおむね出そろい、患者さんも翌日の予定を組み替えやすい時間帯です。当日朝に天候が回復していれば、午後から再開するなど部分的な営業に切り替えられます。

スタッフの安全も判断に入れます。スタッフの通勤に1時間以上かかる、または帰宅時に計画運休が始まる場合は、患者さんの来院可否に関係なく時短営業か休診を選びます。

休診決定から振替完了までの患者連絡7ステップ

判断が決まったら、次の順番で連絡と振替を進めます。この流れを院内マニュアルに貼っておけば、院長が不在でもスタッフが同じ対応をできます。

1. 対象の予約を一覧にする：休診・時短の対象時間帯の予約を、予約システムから患者名・連絡先・来院回数つきで書き出します。
2. オンライン予約の受付を止める：休診時間帯の新しい予約が入らないよう、予約枠を閉じます。ここを忘れると、連絡した後に新しい予約が入ってしまいます。
3. 一斉連絡を送る：LINEや予約システムのメッセージで、休診の理由と振替の方法を送ります（文例は次の章）。
4. 連絡手段がない方に電話する：LINE未登録の方や高齢の方には電話で伝えます。留守番電話にはメッセージを残し、時間をおいて折り返します。
5. Webサイト・Googleビジネスプロフィールを更新する：臨時休業の表示と、トップページのお知らせを更新します。初めての方の無駄足を防げます。
6. 振替予約を受け付ける：候補日を2〜3つ示すか、予約URLから患者さん自身に選んでもらいます。
7. 未振替の方に再連絡する：3日たっても振替が決まらない方には個別に再連絡し、2週間以内に振替を終えます。

特に大切なのは手順2です。休診の連絡に追われて予約枠を閉じ忘れ、休診日に新しい予約が入ってしまう例は少なくありません。

予約振替を早く終える連絡文の例

連絡文は「休診の事実」「理由」「振替の方法」「問い合わせ先」の4点を短くまとめます。例えば次のような文です。

「〇〇整体院です。台風の接近により、明日〇月〇日（〇）は患者さまとスタッフの安全のため休診といたします。ご予約の〇時の枠は、こちらのURLから振替日をお選びください。〇日〜〇日は通常より枠を増やしています。ご不明な点はこのLINEにご返信ください。」

振替を早く決めてもらうには、休診の翌週に臨時の延長枠を用意し、それを文面で伝えるのが効果的です。選べる枠が多いほど、患者さんはその場で予約を取り直してくれます。

連絡手段の使い分け｜LINE・SMS・電話・メール

LINEの国内月間利用者数は9,700万人（LINEヤフー社公表、2024年時点）で、多くの患者さんにとって最も早く届く連絡手段です。ただし、登録していない方や通知を切っている方もいるため、ほかの手段と組み合わせます。

電話は1件3〜5分かかるため、予約が20件あれば1時間以上かかります。電話は「LINEもメールも届かない方」と「当日朝に予定が変わった方」に絞り、そのほかはまとめて送れる手段を使うと、院長の負担を大きく減らせます。

バディフルの支援事例

バディフルではこれまで500院以上の整体院・治療院の集客・経営をサポートしてきた中で、悪天候時の対応についても多くの相談を受けてきました。ここでは、郊外で院長とスタッフ2名が働く支援先の事例を紹介します。

この院では以前、台風の日の休診を当日朝に決めていました。前年の台風では、朝7時から電話をかけ始めても全員には連絡がつかず、予約18件のうち5件の患者さんが休診を知らずに来院するか、連絡を待ったまま振替をしないまま通院が途切れていました。

支援では、まず判断の時刻を「前日17時」に決め、先ほどの表の基準を院内に掲示しました。そのうえで、予約システムから対象予約の患者さんへメッセージを一括で送り、翌週に臨時の延長枠を3枠追加しました。結果、次の台風では予約18件中16件が1週間以内に振替でき、休診を知らずに来院した方は0件になりました。連絡にかかった時間も、電話中心だった前年の約2時間から約20分に短くなりました。

もう一つ、支援の中で見えてきた課題があります。複数のLINE公式アカウントが混在して、集客の動線が分かれてしまっているケースを、この半年で複数見てきました。開業時に作った古いアカウントと、後から作ったアカウントの両方に患者さんが登録しているため、休診の連絡を片方にしか送らず、約3割の患者さんに届かなかった院もありました。悪天候の連絡は、こうした分散が一番表に出る場面です。アカウントを1つにまとめ、予約システムの患者情報とつなげておくと、緊急時の連絡漏れを防げます。

平常時に準備しておくこと

悪天候の対応は、準備で8割が決まります。台風シーズンの前（6月ごろ）と、雪が降る前（11月ごろ）に、次の点を確認しておきましょう。

• 休診判断の基準と判断の時刻を、院内マニュアルとスタッフのグループLINEに残す
• 利用規約に「警報発表時・院の判断による休診時はキャンセル料をいただきません」と明記する
• 連絡文のテンプレートを、休診用・時短営業用・営業継続用の3種類用意する
• 患者さんの連絡先（LINE登録の有無・電話番号）を予約システムで最新にしておく
• LINE公式アカウントが複数ある場合は1つに統合し、旧アカウントで移行を案内する

営業を続ける判断をした場合も、連絡は必要です。「明日は通常通り営業します。足元が悪い場合は無理をせず、こちらから振替できます」と送るだけで、患者さんは安心して判断できます。

よくある質問（FAQ）

Q: 台風で休診にした場合、キャンセル料は取れますか？

A: 院の判断で休診にする場合、キャンセル料は請求しないのが原則です。患者さん都合の悪天候キャンセルも、警報の発表中は免除すると利用規約に書いておくと、受付での行き違いを防げ、信頼を損なわずに済みます。

Q: 警報が出ていなくても休診にしてよいですか？

A: 問題ありません。計画運休の発表、スタッフの通勤の可否、院の立地（坂道・河川沿い）をもとに、院独自のルールで判断して構いません。大切なのは基準を先に決め、患者さんに同じ基準で説明できることです。

Q: 予約振替はいつまでに終えればよいですか？

A: 休診日から2週間以内が目安です。間が空くほど、症状がぶり返したり通院する気持ちが薄れたりして離脱しやすくなります。候補日を2〜3つ示すか、予約URLを添えて患者さん自身に選んでもらうと早く決まります。

Q: 一人院長で連絡の手が回らないときはどうすればよいですか？

A: 予約システムの一括メッセージや、LINE公式アカウントの絞り込み配信を使えば、対象者への連絡は数分で終わります。電話は高齢の方やLINE未登録の方に絞り、優先順位をつけて対応すると負担を抑えられます。

Q: 営業を続ける場合も患者さんへの連絡は必要ですか？

A: 必要です。「通常通り営業しますが、無理をせず振替もできます」と伝えるだけで、患者さんは来院するかを自分で判断できます。連絡がないと院に電話が集中し、当日の受付業務が止まる原因になります。

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